Als secretaris duik je in het hart van Comac door de dagelijkse werking van de studentenorganisatie te ondersteunen. Hoe professioneler het secretariaat beheerd wordt, hoe beter wij onze vele ambities kunnen realiseren.

Wat verwachten wij van jou?

Leiding over het secretariaat

• Je ondersteunt de nationale leiding van Comac met de praktische en administratieve organisatie en planning.
• Je leidt een team van vrijwilligers dat de administratieve en andere werkzaamheden van het secretariaat ondersteunt.
• Je beheert de e-mailadressen van Comac en beantwoordt de telefoon.
• Je bent verantwoordelijk voor het materiaal en het contact met leveranciers. Je bestelt en verstuurt het benodigde materiaal naar de verschillende afdelingen van Comac.
• Je werkt samen met de verschillende werkgroepen (WG) die betrokken zijn bij de nationale activiteiten van Comac en helpt bij het reserveren van het benodigde materiaal voor deze activiteiten, het beheren van inschrijvingen en betalingen, en het creëren van hulpmiddelen om onze activiteiten nog eenvoudiger te organiseren.

Ledenadministratie

• Je volgt de evolutie van het aantal leden en de registratie door elke afdeling in ons centrale systeem. Elke week stuur je de nationale leiding van Comac een overzicht van de algemene situatie.
• Je centraliseert de cijfers van de deelname van leden aan activiteiten en vergaderingen.

Financiën

• Je bent verantwoordelijk voor de boekhouding van Comac, betalingen en de opvolging van het budget.
• Je helpt elk jaar bij het opstellen van een begrotingsvoorstel en volgt dit wekelijks op.
• Je bent het contactpunt voor de bank.
•  Je helpt de afdelingen van Comac met hun financieel beheer.

Administratief beheer

• Je verzamelt wekelijks de nodige informatie voor de samenstelling van het dossier voor erkenning om de 5 jaar en de jaarlijkse evaluatie ervan.
• Je bent verantwoordelijk voor het vervullen van de wettelijke verplichtingen (publicaties in het Belgisch Staatsblad, diverse aangiften, enz.).
• Je zoekt actief naar subsidiemogelijkheden.

Jouw profiel

• Je werkt gestructureerd en men kan op je rekenen.
• Je hebt een opleiding of grondige kennis van administratief en financieel beheer.
• Je werkt graag in teamverband.
• Je bent in staat een team van vrijwilligers op te leiden en te leiden.
• Je neemt initiatief en bent oplossingsgericht. Je staat open voor kritiek en kunt zelf op een constructieve manier kritiek uiten.
• Je kunt zowel strikt als flexibel zijn.
• Je hebt de vastberadenheid en dynamiek om te werken naar ambitieuze doelen.
• Je hebt gevoel voor administratieve efficiëntie en bent vertrouwd met gangbare kantoorsoftware en digitale platformen.
• Je hebt minstens een passieve kennis van de andere landstaal (Frans - Nederlands).
• Je hart klopt links en je herkent jezelf in de visie en waarden van Comac. Je wilt helpen Comac te laten groeien en duizenden jongeren te organiseren om de samenleving te veranderen.

De nodige opleidingen en inwijding worden voorzien.

Heb je vragen over één of meer van de bovengenoemde taken of competenties? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie.

Wat kun je van ons verwachten?

• Een baan waarin je je kunt ontplooien en een verschil kunt maken. Je komt terecht in een enthousiast team in de kantoren van Comac in Brussel, in het hart van een sociaal geëngageerde organisatie, gericht op de toekomst. Een organisatie die onze samenleving in al haar diversiteit wil weerspiegelen. Wij beschouwen diversiteit binnen ons personeel in termen van geslacht, leeftijd, culturele achtergrond, seksuele oriëntatie of fysieke eigenschappen als een verrijking.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur.
• Een salaris op basis van een schaal vergelijkbaar met de lonen in de sociaal-culturele sector. Bij het bepalen van je salaris houden we rekening met je ervaring.
• Extra legale voordelen waaronder een vergoeding voor woon-werkverkeer, een groepsverzekering, een hospitalisatieverzekering, een eindejaarspremie en mogelijkheden tot thuiswerk.

Zin om dit avontuur aan te gaan? Stuur ons uiterlijk 11 oktober 2024 je motivatiebrief en CV naar het volgende adres: [email protected].